Karakter Remaja Indonesia Masa Kini

Proses Penyimpanan Arsip Berdsarkan  Sistem Decimal Dewey 

A.Pengertian

Sistem nominal Decimal Dewey adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan nomor klasifikasi decimal dewey (DDC).Klasifikasi DC diciptakan oleh MELVIL DEWEY dengan metode persepuluhan.Klasifikasi ini diciptakan sebagai kode penyimpanan buku di perpustakaan, namun dapat dipergunakan untuk penyimpanan arsip.

B. Ciri- ciri klasifikasi DDC

1. Semua permasalahan yang ada dalam lembaga atau organisasi dikelompokkan menjadi 10 masalah utama, dan diberi kode dengan angka ratusan dari 000,100,200,300,400,500,600,700,800,sampai 900.
2. Tiap- tiap masalah utama dijabarkan menjadi 10 sub masalah, diberi kode dengan angka puluhan dari 10,20,30,40,50,60,70,80,sampai 90.
3. Tiap-tiap sub masalah dijabarkan menjadi 10 sub-sub masalah,diberi kode dengan angka satuan dari 1,2,3,4,5,6,7,8,sampai 9.

C. Fungsi daftar klasifikasi:

1. Sebagai pedoman dalam menentukan kode penyimpanan surat.
2. Sebagai dasar menentukan tempat dan alat penyimpanan surat.
3. Sebagai bantuan untuk menemukan kembali surat.

1.Prosedur penyimpanan arsip :

1. Memeriksa berkas. Tahap ini dilakukan dengan memeriksa tanda-tanda perintah penyimpanan arsip, apakan ada tanda 'dep', simpan, dan lain sebagainya.
2. Mengindeks,  mengindeks dilakukan dengan cara melihat masalah surat tersebut kemudian mencocokan dengan daftar klasifikasi nomor Dewey yang sudah kita buat tadi Jangan lupa untuk membuat kartu indeksnya.
3. Mengode, memberi kode pada surat dengan nomor klasifikasi Dewey. Contoh: Masalah cuti melahirkan berkode 111.6. Saat memasukan surat ke folder, petugas harus melihat surat ini merupakan surat yang keberapa. Jika di folder sudah ada 6 surat,  berarti surat ini merupakan surat yang ke 7. Sehingga kode surat menjadi 111.6 (surat dimulai dari kode 0 sebagai urutan 1). 
4. Menyortir, kegiatan ini dilakukan jika jumlah surat sudah banyak.
5. Menempatkan, tempatkanlah surat di dalam laci berkode 100, dibelakang guide berkode 110, di dalam hanging folder berkode 111, surat urutan ke 7 dari belakang. 

2.Prosedur penemuan kembali arsip :

• Jika kode surat yang akan dicari sudah di ketahui, maka langsung cari saja pada tempat penyimpanannya.

• Contoh: Arman akan mencari surat berkode 245.1. Maka ia akan mencari pada laci berkode 200, dibelakang guide berkode 240, dalam hanging folder 345, urutan surat ke 2 (2+1).

• Ambil surat dari folder dan tukar dengan lembar pinjam arsip (lembar 1)

• Berikan kepada peminjam berikut lembar pinjam arsip (lembar 2)

• Simpan lembar pinjam arsip (lembar 3) pada tickler file.

• Sedangkan jika tidak mengetahui surat yang akan dicari, maka pergilah ke cardex untuk melihat kartu indeks. kemudian lihatlah kodenya dan carilah seperti cara yang diatas.